Кейсы

Как частная клиника собрала обращения пациентов, запись и учёт услуг в одном окне Pyrus

2025-08-05 10:12 Медицина Бизнес процессы Pyrus

С какими проблемами обратились:

– терялись заявки;
– не совпадало расписание врача и фактические приёмы;
– сложно было посчитать, сколько услуг реально оказали и на какую сумму.
Нужно было навести порядок: собрать обращения пациентов в одном месте, ускорить запись и сделать прозрачный учёт приёмов и услуг.

Что сделали в Pyrus


  1. Единая форма «Запись пациента»
  2. Администратору больше не нужно ничего придумывать — он заполняет одну форму Pyrus:
  3. – источник обращения (телефон, сайт, мессенджер);
  4. – ФИО и контакты пациента;
  5. – выбранная услуга и врач;
  6. – желаемая дата и время;
  7. – комментарий (жалоба, особенности).
Форма сразу показывает свободные слоты врача.
Администратор выбирает время, нажимает «Создать задачу» — в Pyrus появляется карточка приёма.

  1. Маршрут задачи: от обращения до приёма
  2. Для каждой записи в Pyrus настроили простой маршрут:
  3. – статус «Новая заявка» — администратор проверяет данные;
  4. – статус «Ожидает согласования» — если нужна проверка услуги;
  5. – статус «Подтверждена» — пациенту отправлено напоминание, слот занят;
  6. – статус «Приём состоялся» или «Отмена».
Так видно, на каком этапе сейчас каждая заявка, кто за неё отвечает и что нужно сделать дальше.

  1. Согласование услуг внутри Pyrus
  2. Для дорогих процедур и услуг по ДМС добавили обязательное согласование:
  3. – врач подтверждает медицинскую целесообразность;
  4. – бухгалтер или страховой координатор проверяет оплату или полис;
  5. – только после двух «ОК» задача автоматически переходит в статус «Подтверждена».
Администратор не «бегает» между кабинетами — согласование проходит внутри маршрута Pyrus, а история решения хранится в карточке.

  1. Отмена и перенос записи
  2. Если пациент хочет отменить или перенести визит, администратор открывает ту же задачу в Pyrus и меняет статус:
  3. – «Перенесено» — выбирается новый слот, врач получает уведомление;
  4. – «Отменено пациентом» или «Отменено клиникой» — причина фиксируется в поле.
Свободное время врача сразу видно в расписании, его можно быстро отдать другому пациенту. Статистика по отменам собирается автоматически.

  1. Учёт услуг и отчётность
  2. После приёма врач или медсестра выбирают в карточке:
  3. – факт визита (пришёл / не пришёл);
  4. – оказанную услугу из справочника;
  5. – при необходимости — доп.услуги, материалы, комментарий.
По этим данным в Pyrus строятся отчёты:

– сколько записей и фактических приёмов по каждому врачу;
– выручка по услугам и сменам;
– доля отмен и неявок;
– загрузка расписания по дням.

Что изменилось для клиники

– Время на запись сократилось до 2–3 минут: всё делается в одной форме, без параллельных таблиц.

– Исчезли «забытые» пациенты: каждая заявка имеет ответственного и статус, ничего не теряется в мессенджерах.

– Неявки снизились за счёт напоминаний и удобного переноса — пациенту проще поменять время, чем просто не прийти.

– По дорогим процедурам клиника видит, какие услуги согласованы и оплачены, а какие ещё нельзя проводить.

– Руководство получило живую картину: сколько было обращений, сколько дошло до приёма и какую выручку принесли услуги по факту, а не «на глаз».
Так в клинике появилось единое «окно» для обращения пациента: от первого звонка до закрытого приёма и записанной в учёте услуги — всё в одном маршруте Pyrus.